📎 פרק 7

קבצים ותוצרים

בוט אפקטיבי אינו מסתפק בסיכום כללי בתוך חלון השיחה, אלא מפיק תוצר עבודה ממשי שניתן לפתוח, לערוך, לבדוק ולהעביר הלאה בארגון: מסמך מעוצב, גיליון נתונים עם נוסחאות, דוח טכני או קובץ קוד.

הקובץ הוא היעד הסופי של המשימה, ולא רק תוספת נלווית.

#צירוף קובצי מקור להנחיה

ניתן לצרף קבצים באמצעות גרירה ישירה לחלון השיחה, הדבקה מלוח הגזירים (Clipboard), או לחיצה על כפתור ההוספה:

• סוגי קבצים נתמכים:
  • מסמכים וטקסט: PDF, Word (.docx), Markdown, קובצי טקסט פשוטים.
  • גיליונות ונתונים: Excel (.xlsx), CSV, JSON, YAML.
  • מצגות: PowerPoint (.pptx).
  • קוד ומחברות: קובצי מקור בכל שפות התכנות, Jupyter Notebooks (.ipynb).
  • מדיה: תמונות, קובצי שמע ווידאו.
• מגבלות גודל (באפליקציית הדסקטופ): עד 6 קבצים בו-זמנית בהודעה אחת. עד 25MB לקובצי מסמך, תמונה ושמע; עד 200MB לקובצי וידאו.

כאשר מצרפים מספר קבצים, הגדירו במפורש את התפקיד של כל קובץ:

"קובץ ה-PDF המצורף מכיל את מדיניות הרכש המעודכנת. גיליון ה-Excel מכיל את רשימת העסקאות מהחודש האחרון. אנא בצע התאמה בין העסקאות למדיניות, ציין את מספר הסעיף הרלוונטי לכל חריגה שאותרה, והפק גיליון Excel חדש עם הסטטוסים המעודכנים. אל תשנה את קובצי המקור."

#שימוש בקישורים ישירים (URLs)

כאשר המידע נמצא ברשת או במערכת פנימית עם גישת דפדפן, ניתן להדביק קישור ישיר בהודעה:

• אם מדובר בעמוד פתוח, הבוט ייגש אליו ישירות דרך מחשב הענן.
• אם מדובר במערכת פנימית הדורשת הזדהות, הבוט ישתמש בסשן הדפדפן השמור או יבקש מכם לקחת שליטה לצורך התחברות ראשונית.

#הגדרת תוצרים הניתנים לבדיקה ואימות

כדי להבטיח תוצאה איכותית, הגדירו במפורש את פורמט התוצר ואת מבנה הנתונים הנדרש:

• מסמך מובנה עם כותרות, טבלאות וקישורי מקור.
• גיליון אלקטרוני הכולל עמודות מוגדרות ונוסחאות חישוב.
• מצגת הכוללת הערות דובר מפורטות לכל שקופית.
• תיקיית פרויקט המכילה צילומי מסך, קובצי לוג ודוח סיכום.

#חמשת הרבדים של דוח מורכב

במשימות מחקר וניתוח כבדות, מומלץ להנחות את הבוט לחלק את התוצר לחמישה חלקים ברורים:

1. עובדות מאומתות: ממצאים שנמצאו ישירות במערכות המקור.
2. הנחות והסקת מסקנות: ניתוח המבוסס על העובדות, תוך הבחנה ברורה ביניהן.
3. פעולות שכבר בוצעו: צעדים שהושלמו בהצלחה במהלך הריצה.
4. פעולות הממתינות לאישור: המלצות לצעדים הבאים הדורשים אישור ידני.
5. שאלות פתוחות ואי-ודאות: פריטים שלא ניתן היה לאמת או נתונים חסרים.

#צפייה בתוצרים ועדכון איטרטיבי

תוצרים שהופקו על ידי הבוט מופיעים בכרטיסי תצוגה מקדימה בשיחה. ניתן לפתוח אותם ישירות, להורידם למחשב המקומי, או לבקש מהבוט לבצע סבב תיקונים ממוקד על גבי אותו קובץ:

"עדכן את הדוח שהפקת: הוסף קישורי מקור לשני הסעיפים הראשונים, והחלף את הטבלה המסכמת בקובץ CSV נפרד המצורף לשיחה."

#ביסוס ממצאים על ראיות (Evidence)

תוצר מקצועי אינו מסתמך על זיכרון המודל בלבד, אלא כולל שובל ראיות ברור:

• קישור ישיר לכתובת המקור או לרשומה במערכת.
• צילום מסך של המצב הרלוונטי בעת הבדיקה.
• חותמות זמן מדויקות (כולל אזור זמן).
• תיעוד שמות קובצי הקלט והפלט.
• שובל פעולות (Audit trail) קצר המתאר מה בוצע.

#שיתוף קבצים בין סוכנים ב-/workspace

כל הקבצים הנשמרים בתיקיית /workspace של מחשב הענן נגישים לכלל הבוטים שלכם. סוכן אחד יכול ליצור קובץ נתונים, וסוכן אחר יכול לפתוח אותו, לנתח את תוכנו ולהפיק דוח המשך.

בפרק הבא נלמד כיצד לשמור נהלי עבודה מוצלחים כסקילז (Skills) ולהפוך אותם לשגרות אוטומטיות מתוזמנות.